Selon les offres, on choisira l’offre « réunion » ou « webinaire ». Votre choix dépendra surtout de votre usage.

1/ PETITES, MOYENNES EQUIPES OU GRAND GROUPE ?

Certains outils sont limités en nombre de participants : le plafond peut par exemple être limité à 4 personnes vous compris, en version gratuite :

Jusqu’à 4 personnes en simultanée : notre préférence se porte sur Whereby : inégalable en terme de qualité de visio et en audio, il est gratuit avec une interface au design simple et agréable sur ordinateur ou application et permettant des interactions avec des émoticônes, un chat et un partage d’écran. Outil qui fait très « pro », il est accessible via une simple URL personnalisable envoyée aux destinataires et illimité en durée. Livestorm propose aussi une offre gratuite pour 4 personnes mais limitée à 20 min. Enfin avec des fonctionnalités moindres, Skype peut aussi bien faire l’affaire si les personnes disposent d’un compte et Whatsapp fonctionne aussi très bien pour 4 personnes.
De 4 à 8 participants Livestorm en mode payant propose une durée illimitée à 31 dollars par mois (quand même) pour 8 personnes maximum avec des fonctionnalités d’organisation de rdv (intégration avec cadendly, système de relance et analyse de vos réunions).
Pour de grandes équipes et en gratuit, préférez le spécialiste Zoom mais qui limitera vos échanges à 40 minutes. Cette solution offre de bonnes interactions : chat, partage d’écran et tableau blanc. En version payante vous pourrez organiser des sous-groupes, voire monter jusqu’à 10 000 participants en mode « webinaire » ! Le prix reste raisonnable en version avec Zoom pro à 14 € / mois. Pour la connexion, la création d’un compte est nécessaire et reste peu « design » avec un code d’accès envoyé aux participants. Cet outil commence à être bien usité. Vous avez également Skype pour le web jusqu’à 50 personnes en gratuit et crypté. En mode payant vous avez aussi Go to Meeting qui pousse jusqu’à 150 participants ou Livestorm webinar sans limite de participants mais limité à 4h de réunion.

2/ QUELLE DURÉE DE RÉUNION ?

Attention, certaines offres gratuites sont limitées en durée de connexion de 20 à 40 minutes, une contrainte ou bien plutôt l’occasion aussi de pousser à l’efficacité ?

En version gratuite, pour une réunion courte de point d’équipe du matin ou du soir, de stand-up sur un projet, ou nous vous recommandons le webinar basique et gratuit de livestorm limité à 20min pour 10 inscrits ; ou encore l’offre gratuite de Zoom « basic » limité à 40 min jusqu’à 100 participants.
Pour une réunion qui nécessite des échanges plus longs, de la négociation, orientez-vous soit sur Whereby si vous êtes peu nombreux ou Skype. En version payante, vous pourrez élargir votre choix avec : Zoom, Livestorm ou Go to Meeting.

3/LES POINTS D’ATTENTION :

• QUELLE CONNEXION : ORDI – TABLETTE ORDINATEUR - MAC/PC ?

Attention aux interfaces et fonctionnalités qui peuvent changer selon votre configuration, vos versions de système d’exploitation ou taille d’écran : avez-vous besoin juste d’une visio pour recréer du lien  ou souhaitez-vous quelques fonctionnalités pour enregistrer la visio ou pour simuler des interactions (lever la main, chater etc.) ? Dans ce dernier cas, attention aux différences d’interfaces entre les modes ordinateur et mobile ! Nous vous conseillons pour des petits groupes de tester en BtoB votre nouveau choix d’outil, pour vérifier la qualité des échanges et les fonctionnalités de l’interface de votre interlocuteur. Rien ne vaut le test pour rassurer et bien réussir sa première réunion d’équipe ou son atelier de travail à distance.

• QUELS USAGES et QUELS ACCÈS ?

Attentions, certaines administrations interdisent l’utilisation de certains outils, c’est le cas pour Skype selon nos informations. D’autres ont leurs habitudes avec certaines plateformes.

En outre, certaines personnes refuseront peut-être de se créer, encore une fois, un énième compte : l’accès de l’outil choisi est donc important selon les usages de vos équipes (création de compte ou accès direct via une URL. Ainsi par exemple, Zoom est moins accessible que Whereby. )

• QUEL NIVEAU DE CONNEXION ?

Votre qualité de connexion internet est à surveiller pour réussir vos visioconférences : préférez un cable éthernet, une connexion Wifi et en dernier recours le partage de connexion mobile avec votre téléphone pour garder une visio fluide.

4/ QUEL BUDGET ?

Souhaitez-vous investir pour un outil pro ou rester sur une solution totalement gratuite ? Le budget à débourser pourra monter de 15€ à 140 € par mois en version pro.

Voici le comparatif en synthèse que Nexa vous propose suite à ses propres tests et expérience.